まごころ支援ガイド

CSR担当者が知っておくべき食品寄付・ボランティア活動のリスクと対応策

企業として社会貢献活動に取り組むことは、ブランドイメージの向上、従業員のエンゲージメント強化、地域社会との関係構築など、多くのメリットをもたらします。特に食料寄付やボランティア活動は、社会的な課題への貢献を実感しやすく、多くの企業が関心を寄せています。

しかし、こうした活動には、事前に把握し適切な対策を講じるべきいくつかのリスクが存在します。企業のCSR担当者として、活動を成功させ、予期せぬトラブルを回避するためには、これらのリスクとその対応策を理解しておくことが不可欠です。

本記事では、企業が食品寄付やボランティア活動を実施する際に考慮すべき主なリスクと、それぞれの具体的な対応策について詳しく解説します。

企業が直面しうる主なリスク

企業が食品寄付やボランティア活動を行う際に想定される主なリスクは以下の通りです。

1. 食品の安全性に関するリスク:

   • 寄付した食品が原因で健康被害が発生する可能性。
   • 保管や輸送の過程での品質劣化。
   • アレルギー物質の誤表示や未表示。
   • 賞味期限や消費期限切れの食品を誤って寄付してしまう。

2. パートナー団体との連携に関するリスク:

   • 寄付先団体の信頼性や運営体制に関する懸念。
   • 寄付の使途が不明確であること。
   • 契約や合意内容に関する認識の齟齬。
   • 情報共有の不足によるトラブル。

3. 活動実施中のリスク:

   • ボランティア活動中の従業員の負傷や事故。
   • 活動場所での物品の破損。
   • 個人情報の取り扱いに関する問題。
   • 活動内容が想定と異なり、従業員の満足度やモチベーションが低下する。

4. 法規制や税務に関するリスク:

   • 食品衛生法などの関連法規への抵触。
   • 寄付に伴う税務処理の誤り。

5. 広報・コミュニケーションに関するリスク:

   • 活動内容や効果に関する誤解を招く情報の公開。
   • 活動への批判やネガティブな報道。
   • 従業員や社内外の関係者からの不満。

これらのリスクを未然に防ぎ、また万が一発生した場合に適切に対応するための対策を次に説明します。

リスクへの具体的な対応策

上記のリスクに対して、企業として講じるべき具体的な対応策は多岐にわたります。

1. 食品の安全性に関するリスク対策

• 明確な寄付基準の設定:
  • 寄付対象となる食品の種類（加工食品、生鮮食品など）を限定し、事前に団体と合意します。
  • 賞味期限が十分にある食品のみを寄付対象とするルールを徹底します。一般的には、受け入れ団体ごとに基準（例: 期限まで1ヶ月以上あるもの）が異なりますので、事前に確認・調整が必要です。
  • 保管状態が適切であったことを確認できる食品に限定します。
• 品質管理・衛生管理の徹底:
  • 自社での保管・管理体制を見直します。温度管理が必要な食品は適切に管理します。
  • 寄付前には必ず食品の状態を確認します。
  • 受け入れ団体と連携し、輸送・保管方法について確認します。
• 情報提供の徹底:
  • 寄付する食品には、賞味期限、アレルギー表示、原材料などの情報を明確に記載します。段ボールなどにまとめて寄付する場合は、内容物のリストを添付するなど工夫します。
• 保険への加入:
  • 万が一の事故に備え、生産物賠償責任保険（PL保険）などの加入状況を確認します。

2. パートナー団体との連携に関するリスク対策

• 事前の十分な調査と選定:
  • 寄付やボランティアの受け入れ実績、活動内容、運営体制などを事前に詳しく調査します。可能であれば、実際に施設を見学したり、担当者と直接面談したりすることをお勧めします。
  • 信頼できる全国的なネットワークや認定制度（例: フードバンク連絡協議会など）に加盟している団体は、一定の基準を満たしていることが多く、信頼性が高いと言えます。
• 契約書または覚書の締結:
  • 寄付する食品の種類、量、頻度、提供方法、品質基準、責任範囲、寄付金の使途（金銭寄付の場合）、個人情報の取り扱いなど、重要な事項については必ず書面（契約書や覚書）で取り交わします。これにより、双方の認識の齟齬を防ぎ、トラブル発生時の対応の基礎となります。
• 定期的なコミュニケーション:
  • 寄付や活動後も、定期的に団体と連絡を取り、活動状況や寄付した物品の活用状況について情報共有を行います。活動報告会などを通じて、お互いの理解を深めることも有効です。

3. 活動実施中のリスク対策

• 安全管理計画の策定と周知:
  • ボランティア活動の具体的な内容に応じて、発生しうるリスク（転倒、熱中症、刃物などの道具使用時の事故など）を洗い出し、安全確保のための具体的な手順や注意事項をまとめます。
  • 参加する従業員全員に対し、事前に安全教育やオリエンテーションを実施し、注意喚起を行います。
• 保険への加入:
  • ボランティア活動中の事故に備え、傷害保険や賠償責任保険への加入を検討します。多くのボランティア保険は比較的安価で加入できます。
• 緊急時対応体制の準備:
  • 活動中に事故や体調不良者が発生した場合の連絡体制、応急処置の方法、医療機関への搬送手段などを事前に確認し、担当者を明確にしておきます。
• 適切な装備・服装の指示:
  • 活動内容に適した服装や靴、必要に応じて手袋や帽子などの装備を従業員に指示します。
• 個人情報の適切な取り扱い:
  • 活動を通じて知り得た個人情報（支援対象者の情報など）は、適切に管理し、漏洩や目的外利用を防ぐためのルールを徹底します。

4. 法規制や税務に関するリスク対策

• 関連法規の確認:
  • 食品衛生法など、食品の取り扱いに関する法規を遵守します。特に、自社の事業内容に関連する法令に注意が必要です。
• 税務署や専門家への相談:
  • 食品寄付に伴う税務上の取り扱い（損金算入など）については、事前に税務署や顧問税理士に相談し、正確な手続きを行います。必要に応じて、寄付先の認定NPO法人等の適格性も確認します。

5. 広報・コミュニケーションに関するリスク対策

• 正確で透明性のある情報公開:
  • 活動内容や成果を社内外に報告する際は、事実に基づいた正確な情報を提供します。誇張したり、実態と異なる情報を伝えたりしないように注意します。
  • 活動による効果を定量的に示す場合は、根拠となるデータや調査方法を明確にします。（例: 「〇〇kgの食品を寄付し、〇〇世帯へ届けられました」「〇〇時間の従業員ボランティアにより、〇〇の作業が完了しました」など）
• 従業員との適切なコミュニケーション:
  • 活動の目的や意義を従業員に丁寧に説明し、参加への理解と協力を求めます。活動後のフィードバックの機会を設けることも重要です。
• 批判への誠実な対応:
  • もし活動に対して批判的な意見や問い合わせがあった場合は、感情的にならず、事実に基づき誠実に説明責任を果たします。

まとめ

企業による食品寄付やボランティア活動は、社会に貢献すると同時に、企業価値を高める素晴らしい機会です。しかし、活動には様々なリスクが伴うことを認識し、事前の準備と計画を丁寧に行うことが成功の鍵となります。

パートナー団体の選定、契約書の締結、安全管理の徹底、そして社内外への誠実なコミュニケーションは、リスクを最小限に抑えるための重要なステップです。CSR担当者として、これらの対策を確実に実行し、安心・安全な形で社会貢献活動を推進していくことが求められます。

活動を通じて得られた成果や学びは、今後の企業のCSR戦略をさらに発展させるための貴重な財産となります。リスク管理をしっかりと行いながら、実りある活動を推進してください。